¿Qué documentos financieros ha de realizar una empresa?

Llevar una empresa implica también papeleo y documentación para cumplir con la normativa y saber en todo momento el estado de la economía de ésta y los objetivos que persigue, además de los medios para lograrlos. Toda esta información se tendrá que plasmar en los llamados documentos financieros o contables de una empresa, que son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

El balance

El balance es el documento que contiene información sobre la situación patrimonial de la empresa, es decir, los recursos qué tiene, de dónde proceden y a qué los destina. Todos estos datos se clasifican en dos columnas: activo y pasivo.

El activo está formado por las posesiones o recursos de la empresa y en qué se gastan. Su rasgo más característico es la liquidez o la posibilidad de convertirse en dinero. Se divide, de mayor a menor liquidez, en:

• Disponible: los recursos más líquidos de la empresa.
• Realizable: los cobros o pagos que la empresa debe realizar con un vencimiento inferior al año.
• Existencias: el valor de los productos ya acabados que están almacenados y que, por lo tanto, aún no se han puesto a la venta.
• Inmovilizado: el valor de los bienes cuyo plazo de conversión es superior al año. Se trata de la estructura sólida de la empresa, incluyendo tanto el inmovilizado material, el inmaterial como el financiero.

El pasivo ofrece información sobre el origen del patrimonio y los recursos de la empresa. Se divide en:

• Exigible a corto plazo: son aquellas deudas contraídas por la empresa que se tienen que pagar antes de un año.
• Neto patrimonial: está formado por el capital aportado por los socios, las reservas, el resultado neto después de los impuestos, etc.
• Exigible a largo plazo: está formado por las deudas contraídas por la empresa que se deben pagar en un plazo superior al año.

La cuenta de pérdidas y ganancias

El segundo documento financiero es la cuenta de pérdidas y ganancias. Contiene los ingresos y gastos del ejercicio, clasificándolo en diversas partidas:

Explotación: son los gastos e ingresos producidos a raíz de actividad principal a la que se dedica la empresa.

Actividades ordinarias: gastos e ingresos derivados de actividades secundarias.

Actividades financieras: gastos e ingresos que proceden de operaciones financieras o inversiones realizadas por la empresa.

Actividades extraordinarias: gastos e ingresos derivados de actividades o hechos extraordinarios o inusuales.

Memoria

Finalmente, la memoria es el documento que completa la información del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias. En ella se encuentran otros datos como los principios contables empleados en la empresa, cómo se distribuyen de los beneficios, en caso de haberlos, o cualquier otras información importante acerca de la gestión o administración de la empresa.